Synology Office Suite giải pháp thay thế Microsoft Office miễn phí cho doanh nghiệp
Trong thời đại làm việc số, nhân viên văn phòng gần như không thể thiếu các công cụ soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu, lưu trữ tài liệu và trao đổi nội bộ. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng các nền tảng như Microsoft 365 hoặc Google Workspace để phục vụ nhu cầu làm việc hằng ngày. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mang lại, chi phí thuê bao định kỳ mỗi tháng cũng là khoản đầu tư không nhỏ, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Một vấn đề khác cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm là quyền kiểm soát dữ liệu. Khi toàn bộ tài liệu công việc được lưu trữ trên các nền tảng điện toán đám mây công cộng, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Đó cũng là lý do ngày càng nhiều tổ chức lựa chọn NAS Synology không chỉ để lưu trữ dữ liệu mà còn để xây dựng một môi trường làm việc cộng tác riêng thông qua Synology Office Suite.
Synology Office Suite là gì?
Synology Office Suite là bộ ứng dụng làm việc và cộng tác được phát triển bởi Synology, hoạt động trực tiếp trên hệ điều hành DSM của NAS Synology. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc tập trung, nơi người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và quản lý tài liệu ngay trên thiết bị lưu trữ của mình.
Khác với các dịch vụ đám mây công cộng, dữ liệu trong Synology Office Suite được lưu trữ ngay trên NAS do doanh nghiệp sở hữu và quản lý. Điều này giúp tối ưu khả năng kiểm soát, tăng mức độ bảo mật và giảm sự phụ thuộc vào các nền tảng bên ngoài.
Bên cạnh các công cụ văn phòng quen thuộc, Synology còn xây dựng một hệ sinh thái làm việc toàn diện bao gồm lưu trữ tập tin, email doanh nghiệp, trò chuyện nội bộ, quản lý lịch làm việc và ghi chú, phù hợp với nhu cầu vận hành của nhiều tổ chức hiện nay.
Những thành phần nổi bật trong Synology Office Suite
Synology Drive - Không gian lưu trữ và chia sẻ dữ liệu riêng
Một trong những thành phần được sử dụng nhiều nhất là Synology Drive. Đây là giải pháp cho phép NAS Synology hoạt động như một nền tảng lưu trữ đám mây riêng dành cho doanh nghiệp.
Người dùng có thể đồng bộ dữ liệu giữa nhiều thiết bị, truy cập tập tin từ xa, chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp hoặc đối tác và quản lý phiên bản tập tin một cách thuận tiện. Toàn bộ dữ liệu vẫn được lưu trữ trên hạ tầng do doanh nghiệp làm chủ thay vì đặt trên các máy chủ dịch vụ đám mây bên ngoài.
Đối với các doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật hoặc thường xuyên làm việc với dữ liệu khách hàng, đây là lợi thế rất đáng giá.
Synology Office - Bộ công cụ văn phòng trực tuyến
Synology Office mang đến các ứng dụng xử lý văn bản, bảng tính và trình chiếu được tích hợp ngay trên NAS Synology. Người dùng có thể tạo mới hoặc chỉnh sửa tài liệu trực tiếp thông qua trình duyệt mà không cần cài thêm phần mềm trên máy tính.
Điểm nổi bật của giải pháp này là khả năng cộng tác theo thời gian thực. Nhiều thành viên có thể cùng làm việc trên một tài liệu, trao đổi thông qua tính năng bình luận hoặc gắn thẻ người liên quan để xử lý công việc nhanh hơn.
Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ lưu lịch sử chỉnh sửa, phục hồi phiên bản cũ và quản lý quyền truy cập nhằm hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu doanh nghiệp.
Synology MailPlus - Hệ thống email doanh nghiệp riêng
Đối với những đơn vị mong muốn xây dựng hệ thống email nội bộ, Synology MailPlus là một giải pháp đáng cân nhắc. Công cụ này giúp doanh nghiệp vận hành máy chủ email riêng trên NAS Synology với giao diện hiện đại và đầy đủ tính năng phục vụ trao đổi công việc.
MailPlus được tích hợp các cơ chế bảo vệ chống thư rác, chống phần mềm độc hại và các lớp bảo mật nâng cao nhằm hạn chế nguy cơ tấn công qua email. Đây là yếu tố quan trọng khi email vẫn đang là một trong những kênh bị khai thác nhiều nhất trong các cuộc tấn công mạng hiện nay.
Hệ sinh thái làm việc mở rộng
Không chỉ dừng lại ở các công cụ văn phòng cơ bản, Synology còn cung cấp nhiều ứng dụng đồng hành giúp hoàn thiện môi trường làm việc số cho doanh nghiệp. Bao gồm:
- Synology Calendar hỗ trợ quản lý lịch làm việc và lịch họp.
- Synology Contacts phục vụ quản lý danh bạ tập trung.
- Synology Chat hỗ trợ trao đổi nội bộ an toàn.
- Synology Note Station dùng để ghi chú, quản lý ý tưởng và công việc.
Khi kết hợp các công cụ này, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường cộng tác thống nhất ngay trên hệ thống NAS của mình.
Lợi ích khi triển khai Synology Office Suite
Làm chủ hoàn toàn dữ liệu doanh nghiệp
Điểm khác biệt lớn nhất của Synology Office Suite nằm ở việc toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên NAS Synology của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý, sao lưu và bảo vệ dữ liệu quan trọng.
Thông tin khách hàng, tài liệu dự án, hồ sơ nội bộ hay dữ liệu vận hành đều được kiểm soát theo các chính sách riêng của doanh nghiệp thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả
Với khả năng chỉnh sửa đồng thời trên cùng một tài liệu, nhân viên có thể cộng tác dễ dàng dù đang làm việc tại văn phòng hay từ xa. Những thay đổi được cập nhật liên tục giúp giảm thời gian trao đổi và nâng cao hiệu suất xử lý công việc.
Lịch sử phiên bản cũng giúp người dùng dễ dàng xem lại hoặc khôi phục các thay đổi khi cần thiết.
Tận dụng sức mạnh của NAS Synology
Toàn bộ hệ sinh thái Office Suite được xây dựng để hoạt động tối ưu trên NAS Synology. Nhờ đó doanh nghiệp có thể kết hợp các công cụ văn phòng với những tính năng khác như:
- Sao lưu tự động.
- Đồng bộ dữ liệu đa địa điểm.
- Quản lý người dùng tập trung.
- Phân quyền truy cập chi tiết.
- Truy cập từ xa an toàn.
Điều này tạo nên một nền tảng làm việc ổn định và đồng bộ hơn cho toàn bộ tổ chức.
Tiết kiệm chi phí đầu tư lâu dài
Một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn Synology Office Suite là khả năng tối ưu chi phí vận hành.
Sau khi đầu tư NAS Synology, người dùng có thể triển khai bộ công cụ này mà không phải trả thêm chi phí thuê bao định kỳ như nhiều nền tảng SaaS khác. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát ngân sách CNTT trong dài hạn.
Synology Office Suite có miễn phí không?
Câu trả lời là có.
Các ứng dụng thuộc Synology Office Suite được cung cấp trong hệ sinh thái NAS Synology. Người dùng chỉ cần triển khai NAS, cài đặt các gói ứng dụng cần thiết trên DSM là có thể sử dụng mà không phải trả thêm phí bản quyền riêng cho bộ công cụ văn phòng này.
Đây là một trong những lợi thế nổi bật giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành khi so sánh với mô hình trả phí theo người dùng hằng tháng.
Những Mẫu NAS Synology Phù Hợp Để Triển Khai Synology Office Suite
Synology Office Suite được thiết kế để hoạt động trên nhiều dòng NAS Synology sử dụng hệ điều hành DSM, từ các thiết bị dành cho cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ đến những hệ thống lưu trữ phục vụ doanh nghiệp và trung tâm dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô sử dụng, số lượng người dùng và nhu cầu cộng tác thực tế mà không bị giới hạn bởi một dòng sản phẩm cụ thể.
Đối với các văn phòng nhỏ, NAS Synology hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu chia sẻ tài liệu, lưu trữ tập trung và làm việc nhóm hằng ngày. Trong khi đó, các doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc số lượng người dùng lớn hơn có thể lựa chọn những dòng NAS hiệu năng cao hoặc hệ thống RackStation để đảm bảo khả năng vận hành ổn định khi triển khai đồng thời Synology Office, Synology Drive, MailPlus và các ứng dụng doanh nghiệp khác trong hệ sinh thái DSM.
Điểm quan trọng nhất khi lựa chọn NAS để sử dụng Synology Office Suite không nằm ở một model cụ thể mà ở khả năng đáp ứng nhu cầu lưu trữ, hiệu năng xử lý và số lượng người dùng đồng thời. Với hệ sinh thái phần cứng đa dạng của Synology, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hệ thống theo sự phát triển thực tế mà vẫn duy trì một môi trường làm việc tập trung, bảo mật và hiệu quả.
ISA Technology - Đơn vị tư vấn giải pháp NAS Synology chính hãng
ISA Technology là đơn vị cung cấp và triển khai các giải pháp NAS Synology chính hãng tại Việt Nam, hỗ trợ tư vấn từ khâu lựa chọn thiết bị, cấu hình hệ thống đến triển khai các ứng dụng doanh nghiệp như Synology Drive, Synology Office, MailPlus, Chat, Calendar và các giải pháp sao lưu dữ liệu chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc tập trung, an toàn và tiết kiệm chi phí trên nền tảng NAS Synology, đội ngũ ISA Technology sẵn sàng đồng hành để xây dựng giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế của tổ chức.
